Lập bản mô tả công việc có hiệu quả

Lập bản mô tả công việc rõ ràng trước khi bạn tiến hành việc thuê nhân công sẽ giúp cho bạn lựa chọn các ứng viên tốt nhất trong tập hồ sơ xin việc. Công việc này gồm hai phần – tóm tắt trách nhiệm cần đảm đương của công việc, và lên danh mục các nhiệm vụ chính cần được thực hiện. Suy nghĩ về bản mô tả công việc một cách hoàn chỉnh là việc đáng để bạn phải tốn thời gian và công sức. Một bản mô tả không rõ ràng, rắc rối hoặc không chính xác có thể khiến bạn khó gắn kết giữa công việc với ứng viên bởi vì bạn không thể biết chắc chắn công việc đòi hỏi những gì.

Bản mô tả công việc (Job description) có thể được hiểu một cách đơn giản là tập hợp các quy định về quyền lợi, nghĩa vụ, yêu cầu về trình độ và khả năng, nhận thức, mối quan hệ trong và ngoài đơn vị và tiêu chí đánh giá phân loại hàng năm đối với các vị trí công việc.

Bản mô tả công việc không phải là yêu cầu hay chứng cứ pháp lý nhưng là cơ sở để:

– Ký kết hợp đồng lao động dựa trên cơ sở các quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của vị trí.

– Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ để trả lương theo kết quả thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở các tiêu chí đánh giá đối với vị trí.

– Lập kế hoạch định biên, tuyển dụng lao động hàng năm trên cơ sở thực trạng và yêu cầu của vị trí.

Hãy sử dụng những lời khuyên dưới đây khi bạn soạn một bản mô tả công việc sao cho có hiệu quả cao nhất:

I. Tránh những điều chung chung

Khi mô tả những nhiệm vụ và trách nhiệm mà bạn cần người lao động thực hiện thì cố gắng càng chi tiết càng tốt. Cân nhắc về những lợi ích mà người lao động sẽ mang lại cho tổ chức của bạn hoặc mang lại cho khách hàng của ban. Ví dụ đừng miêu tả một nhân viên cửa hàng video chỉ đơn giản là người sẽ “cho khách hàng thuê video”. Thay vào đó, bạn sử dụng những từ như “sẽ trợ giúp khách hàng trong việc chọn các bộ phim, chia sẻ những hiểu biết của mình về các bộ phim đương đại hoặc cổ điển”, bạn sẽ biết bạn cần một người yêu thích phim và có thể truyền sự ham thích của mình cho các khách hàng của bạn.

Theo cách hiểu trên, bản mô tả công việc nhất thiết phải bao gồm các nội dung chính sau đây:

– Chức danh: Cho ta biết vị trí chức danh đó là gì? Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng, Phó phòng hay cán bộ tín dụng, … Từ chức danh này sẽ quy định nên nhiệm vụ và các yêu cầu của vị trí.

– Phòng/ban: Cho ta biết chức danh thuộc biên chế của phòng, ban nào?

– Thực trạng: Ghi rõ đã có người đảm nhận hay chưa có người đảm nhận, làm cơ sở lập kế hoạch lao động và kế hoạch tuyển dụng.

1. Tóm tắt công việc: Nội dung này nói lên nhiệm vụ chung, tổng quát của vị trí. Ví dụ đối với Giám đốc chi nhánh tóm tắt công việc phải ghi: Tổ chức thực hiện kinh doanh tiền tệ, các dịch vụ Ngân hàng và các dịch vụ khác (nếu có) trên địa bàn.

2. Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính: Liệt kê các nhiệm vụ, trách nhiệm chính phải thực hiện. Lưu ý cần xây dựng bản mô tả công việc theo hướng “mở” không máy móc, bó gọn trong các nhiệm vụ chính đã liệt kê. Cần phân biệt rõ nhiệm vụ của cán bộ tác nghiệp với cán bộ quản lý điều hành (lãnh đạo các cấp) trên nguyên tắc: đối với cán bộ tác nghiệp, công việc phải cụ thể, rõ ràng không được chung chung; đối với cán bộ quản lý điều hành (cán bộ có chức danh), nội dung công việc phải bao gồm việc lập kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch và cấp phó là người giúp việc cho cấp trưởng.

3. Các mối quan hệ trong và ngoài đơn vị: quy định các mối quan hệ trong và ngoài đơn vị theo 3 nội dung dưới dây

3.1. Cán bộ giám sát:  là người có quyền hạn và trách nhiệm kiểm tra, giám sát thường là người quản lý trực tiếp.

3.2. Thẩm quyền báo cáo: quy định vị trí có thẩm quyền báo cáo lên cấp nào, thường là cấp quản lý trực tiếp nếu báo cáo lên cấp cao hơn (vượt quyền) phải được uỷ quyền của cấp quản lý trực tiếp hoặc đơn vị có quy định từng phạm vi, lĩnh vực được phép báo cáo vượt cấp.

3.3. Mối quan hệ bên ngoài: quy định việc tiếp xúc, quan hệ với bên ngoài theo đặc điểm, tính chất của vị trí công việc nhằm tránh việc lợi dụng làm ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị.

4. Quyền hạn: chỉ quy định quyền tham gia, thảo luận, bàn bạc, đề xuất liên quan đến công việc.

5. Chỉ số đánh giá công việc: phần này được xác định cho từng vị trí trên cơ sở các thông số đo lường và các tham chiếu.

6. Các yêu cầu: liệt kê các yêu cầu theo các nội dung dưới đây

6.1. Bằng cấp: yêu cầu về bằng cấp, tốt nghiệp trường nào? loại hình đào tạo?

6.2. Kinh nghiệm: yêu cầu về kinh nghiệm

6.3. Các yêu cầu về kỹ năng, kiến thức, thái độ, hành vi. Bao gồm các quy định về phẩm chất; khả năng; kỹ năng; phong cách; kiến thức chuyên môn, trình độ ngoại ngữ; thái độ hành vi, sức khoẻ, ngoại hình và cuối cùng là mức độ cam kết, gắn bó.

Xây dựng bản mô tả công việc càng chi tiết giúp các nhà quản trị có quyết định chính xác trong bố trí, sử dụng lao động, phân định rõ chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị, từng cán bộ tránh chồng chéo, trùng lặp. Đây là một trong những yêu cầu quan trọng góp phần nâng cao năng lực quản lý điều hành và đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong đánh giá, sử dụng lao động.

Một bản mô tả công việc chính xác cũng rất cần thiết khi soạn đăng quảng cáo tuyển dụng, đăng các yết thị việc làm hoặc khi thực hiện các công việc tuyển dụng khác. Nó giúp bạn thấy một cách rõ ràng là bạn đang tìm kiếm năng lực cụ thể nào và hướng quảng cáo của bạn vào những đặc tính đó để thu hút những ứng viên đáp ứng được yêu cầu một cách tốt nhất.

II. Đặt thứ tự ưu tiên

Khi mà bạn đã tạo ra một danh sách các trách nhiệm và nhiệm vụ, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự quan trọng. Hãy bắt đầu với các kỹ năng cơ bản của công việc sẽ được thực hiện. Bằng cách này bạn sẽ biết những kỹ năng nào cần cho việc thực hiện thành công công việc, điều gì cần thiết và điều gì trên thực tế có thể không thích hợp. Thuê lao động thường là công việc đòi hỏi phải có sự đánh đổi, vì thế việc đặt thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn quyết định cái mà bạn có thể chấp nhận hoặc không thể chấp nhận được.

III. Sử dụng các tiêu chí có thể đo được

Hãy nói rõ cách thực hiện công việc mà bạn trông đợi ở nhân viên và tìm cách để định lượng các tiêu chí này bằng các con số và thời gian ngay khi có thể. Nếu không, bạn có thể đã thuê một người có thể thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu nhưng với hiệu suất không cao hoặc làm không đến nơi đên chốn. Ví dụ, liệu một kế toán trưởng có phải quản lý một, bốn hoặc mười tài khoản cùng một lúc hay không? Một kế toán viên có cần phải cập nhật tài khoản phải thu hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng hay không?

IV. Yêu cầu sự giúp đỡ

Dành thời gian tư vấn những người khác trong cơ quan, những người sẽ quản lý hoặc làm cùng với người lao động mới để lấy ý kiến của họ về những nhiệm vụ chính mà người lao động mới sẽ đảm nhiệm. Những người làm việc trực tiếp với nhau thường sẽ biết rõ hơn về những kỹ năng làm việc hàng ngày cần có để thực hiện tốt công việc. Những ý kiến đó là vô cùng quí giá đối với bạn.

Tài Liệu Nghề Nhân Sự – Free

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s